बेहतर तरीके से काम करने का रास्ता।
Kory Kogon, Adam Merrill and Leena Rinne
दो लफ्जों में
द फाइव चॅाइसेस (The 5 Choices) में हम देखेंगे कि किस तरह से हम अपने समय को अच्छे से इस्तेमाल कर के अपने जरूरी कामों पर ध्यान दे सकते हैं। यह किताब हमें बताती है कि किस तरह से अपने अलग अलग तरह के कामों को अलग अलग समय में रखकर बेहतर काम कर के बेहतर नतीजे पा सकते हैं।
यह किसके लिए है
-वे जो अपने समय को अच्छे से इस्तेमाल करना सीखना चाहते हैं।
-वे जो पहले से बेहतर काम करने के तरीके जानना चाहते हैं।
-वे जो कसरत ना कर के या कम सो कर समय बचा रहे हैं।
लेखक के बारे में
कोरी कोगन (Kory Kogon) फ्रैंक्लिनकोवे की प्रोडक्टिविटि लीडर हैं जो लोगों को बेहतर तरीके से काम कर पाने के तरीके बताती हैं। वे एक लेखिका भी हैं।
एडम मेरिल (Adam Merrill) फ्रैंक्लिनकोवे के वाइस प्रेसिडेंट हैं। वे भी एक लेखक हैं।
लीना रिन्न (Leena Rinne) फ्रैंक्लिनकोवे की सीनियर कंसल्टेंट हैं।
यह किताब आपको क्यों पढ़नी चाहिए?
आज के वक्त में भी हमारे पास 24 घंटे ही हैं, वही दो हाथ, दो आँखें और एक दिमाग है जिसका इस्तेमाल कर के हम अपना काम पहले के वक्त में किया करते थे। लेकिन आज के वक्त में काम कुछ ज्यादा हो गया है। सबसे बड़ा सवाल यह है कि उतने ही समय में ज्यादा काम कैसे किया जाए?
यह किताब इस सवाल का जवाब देती है। यह किताब हमें काम और समय को अलग अलग भागों में बाँटने के महत्व के बारे में समझाती है और यह बताती है कि किस तरह से हम ऐसा कर के बेहतर काम कर सकते हैं।
-अलग अलग तरह के काम को अलग अलग कैटेगरी में क्यों रखना चाहिए।
-रोल टाइटल और रोल स्टेटमेंट क्या होता है।
-अपनी सेहत का खयाल रखना क्यों जरूरी है।
अच्छा काम करने के लिए अपने समय को अच्छे से इस्तेमाल करना सीखें।
हम सभी को कभी न कभी ऐसा जरूर लगा होगा कि हम एक दिन में कुछ ज्यादा बेहतर तरीके से काम कर सकते थे अगर हमारा ध्यान न भटका होता तो। हम अक्सर ही उन चीज़ों से पीछा छुड़ाने के बारे में सोचते हैं जो हमारा ज्यादा समय खाती हैं, लेकिन हम कभी इसमें सफल नहीं हो पाते।
काम को अच्छे से मैनेज करने के लिए समय को अच्छे से मैनेज करना होगा। इसके लिए अपने समय को चार भागों में बाँट दीजिए।
सबसे पहले भाग में आप उन कामों को रखिए जिन्हें कर पाना बहुत जरूरी है और उन्हें पूरा करने का प्रशर आपके ऊपर पड़ रहा हो।
दूसरे भाग में आप उन कामों को रखिए जो लम्बे समय में आपके लिए ज्यादा फायदेमंद साबित हो सकते हैं लेकिन इस समय जरूरी नहीं हैं।
तीसरे भाग में उस काम को रखिए जिसे आपको समय समय पर करना होता है, जो अर्जेंट होता है लेकिन जरूरी नहीं होता। इस भाग में आप अपने ईमेल चेक करने का काम रख सकते हैं।
चौथे भाग में उन कामों को रखिए जो आप करते हैं लेकिन आपको नहीं करना चाहिए। एक्साम्पल के लिए अपने दोस्तों से गपशप करना, सोशल मीडिया इस्तेमाल करना और दूसरी चीजें।
अब इसमें आपको अपना सबसे ज्यादा समय उस काम को देना है जो लम्बे समय में आपके लिए फायदेमंद साबित हो सकती हैं लेकिन इस समय जरूरी नहीं हैं, यानी कि दूसरे भाग के कामों पर। अगर इन कामों को करते वक्त कोई दूसरा काम आपके रास्ते में आता है तो आप खुद से तीन सवाल पूछिए
-ये काम मुझसे कौन करने को कह रहा है?
-इस काम को करने के क्या फायदे हो सकते हैं?
-क्या इसे अभी करना जरूरी है ?
अगर वो काम आपके बॅास या आपके मैनेजर ने ना दिया हो और उसे तुरंत करना जरूरी ना हो तो उसे मत कीजिए। आप उस काम पर ध्यान दीजिए जो आप पहले से कर रहे थे। जब आप दूसरे भाग वाले कामों पर ज्यादा ध्यान लगाते हैं तो आप लम्बे समय में कामयाब रहते हैं।
अपनी मंजिल को दिए गए समय के अंदर हासिल करने के लिए अपना रोल टाइटल और रोल स्टेटमेंट तैयार कीजिए।
आपको पता लग गया है कि अगर आप उस काम पर ध्यान लगाएंगे जो जरूरी है और लम्बे समय में आपको फायदा देगा। लेकिन कौन सा काम जरूरी है यह पता कैसे करेंगे? हर दिन एक ही काम जरूरी नहीं हो सकता। बदलते वक्त के साथ अलग अलग तरह के काम अलग अलग दिन के लिए जरूरी हो सकते हैं।
इसलिए आपको सबसे पहले यह देखना होगा कि आपको कहाँ पर पहुंचना चाहते हैं और उसके लिए आपको कौन कौन से कदम उठाने होंगे। अपनी मंजिल को पहचानिए और उसके पाने के लिए आपको जो जो काम करना है उसे तय कीजिए। फिर उन कामों को छोटे छोटे हिस्सों में बाँटिए और एक बार में एक काम को पूरा कीजिए।
आपकी मंजिल आपका रोल स्टेटमेंट है और वो हर दिन के काम जिनपर आपको अपना सबसे ज्यादा ध्यान लगाना है, वो आपका रोल टाइटल है। एक्साम्पल के लिए अगर आपको अपनी कंपनी को अगले एक साल में 1 करोड़ के प्राफिट तक लेकर जाना है तो यह आपका रोल स्टेटमेंट हो गया। अब अगर उसके लिए आपको मार्केट की जरूरत को समझ कर एक नया प्रोडक्ट बनाना है और फिर नए ग्राहकों को वो प्रोडक्ट बेचना है, तो ये इतने सारे काम आपके रोल टाइटल हो गए। अब एक काम को उठाइए और उसे पूरा कीजिए।
आप खुद को समय उतना दीजिए जितने में उस मंजिल को हासिल कर पाना संभव हो। एक्साम्पल के लिए आप यह मत कहिए कि मैं अगले महीने तक अपने कंपनी को एक करोड़ के प्राफिट तक लेकर जाउंगा क्योंकि इतने कम समय में यह सारे काम कर पाना संभव नहीं है।
जब आप अपनी मंजिल, उसमें लगने वाला समय और उसे हासिल करने के लिए सारे कामों को तय कर लें तो अपनी टीम को पहले से बेहतर बनाने की कोशिश कीजिए। उन्हें इस काबिल बनाइए कि वो आपको वहाँ तक लेकर जा सकें।
जरूरी कामों को दूसरे कामों से अलग करने के लिए एक लिस्ट बनाइए।
पैरेटो प्रिंसिपल कहता है कि हमारी 20% मेहनत हमारे 80% कामयाबी के लिए जिम्मेदार होती है। यानी कि सिर्फ कुछ खास तरह के काम हैं जिन्हें करने से आप अपनी 80% कामयाबी को हासिल कर सकते हैं। तो सबसे पहले इन खास तरह के कामों पर ध्यान दीजिए।
हम अक्सर उन बाकी के 80% कामों को करने में इतने व्यस्त हो जाते हैं कि हम उन जरूरी 20% पर कम ध्यान दे पाते हैं। इससे हमारी बहुत सारी एनर्जी और समय खत्म हो जाता है। इसलिए आपको जरूरत है अपने काम की एक लिस्ट बनाने की।
इस लिस्ट में वो सारे काम लिखिए जो आपको अगले हफ्ते करने हैं। आप यह तय कीजिए कि सबसे पहले मार्केट की जरूरतों को समझने के लिए आपको कितना समय देना है। साथ ही यह भी देखते रहिए कि इसके अलावा आपको और कौन कौन से काम करने हैं। उन कामों को बचे हुए समय में रख दीजिए।
जब आप एक लिस्ट बनाते हैं तब आप यह फैसला करते हैं कि आपको अपना कितना समय जरूरी कामों को देना है और कितना समय अर्जेंट कामों को। अब जब जरूरी काम करने का समय होगा तब अर्जेंट काम उसके रास्ते में नहीं आ सकता क्योंकि उसे आपने एक दूसरे समय में रख दिया है।
जब आप डेट और टाइम के हिसाब से प्लानिंग करते हैं तो आपके कामयाबी की संभावना बढ़ जाती हैं क्योंकि आपको समझ में आने लगता है कि किस तरह से अपने समय का इस्तेमाल कर के उन सारे कामों को करेंगे जो आपको वहाँ तक लेकर जाएंगे। इसलिए अपना कुछ समय निकाल कर प्लानिंग कीजिए।
अच्छा काम करने के लिए अपने समय को अच्छे से इस्तेमाल करना सीखें।
हम सभी को कभी न कभी ऐसा जरूर लगा होगा कि हम एक दिन में कुछ ज्यादा बेहतर तरीके से काम कर सकते थे अगर हमारा ध्यान न भटका होता तो। हम अक्सर ही उन चीज़ों से पीछा छुड़ाने के बारे में सोचते हैं जो हमारा ज्यादा समय खाती हैं, लेकिन हम कभी इसमें सफल नहीं हो पाते।
काम को अच्छे से मैनेज करने के लिए समय को अच्छे से मैनेज करना होगा। इसके लिए अपने समय को चार भागों में बाँट दीजिए।
सबसे पहले भाग में आप उन कामों को रखिए जिन्हें कर पाना बहुत जरूरी है और उन्हें पूरा करने का प्रशर आपके ऊपर पड़ रहा हो।
दूसरे भाग में आप उन कामों को रखिए जो लम्बे समय में आपके लिए ज्यादा फायदेमंद साबित हो सकते हैं लेकिन इस समय जरूरी नहीं हैं।
तीसरे भाग में उस काम को रखिए जिसे आपको समय समय पर करना होता है, जो अर्जेंट होता है लेकिन जरूरी नहीं होता। इस भाग में आप अपने ईमेल चेक करने का काम रख सकते हैं।
चौथे भाग में उन कामों को रखिए जो आप करते हैं लेकिन आपको नहीं करना चाहिए। एक्साम्पल के लिए अपने दोस्तों से गपशप करना, सोशल मीडिया इस्तेमाल करना और दूसरी चीजें।
अब इसमें आपको अपना सबसे ज्यादा समय उस काम को देना है जो लम्बे समय में आपके लिए फायदेमंद साबित हो सकती हैं लेकिन इस समय जरूरी नहीं हैं, यानी कि दूसरे भाग के कामों पर। अगर इन कामों को करते वक्त कोई दूसरा काम आपके रास्ते में आता है तो आप खुद से तीन सवाल पूछिए
-ये काम मुझसे कौन करने को कह रहा है?
-इस काम को करने के क्या फायदे हो सकते हैं?
-क्या इसे अभी करना जरूरी है ?
अगर वो काम आपके बॅास या आपके मैनेजर ने ना दिया हो और उसे तुरंत करना जरूरी ना हो तो उसे मत कीजिए। आप उस काम पर ध्यान दीजिए जो आप पहले से कर रहे थे। जब आप दूसरे भाग वाले कामों पर ज्यादा ध्यान लगाते हैं तो आप लम्बे समय में कामयाब रहते हैं।
अपनी मंजिल को दिए गए समय के अंदर हासिल करने के लिए अपना रोल टाइटल और रोल स्टेटमेंट तैयार कीजिए।
आपको पता लग गया है कि अगर आप उस काम पर ध्यान लगाएंगे जो जरूरी है और लम्बे समय में आपको फायदा देगा। लेकिन कौन सा काम जरूरी है यह पता कैसे करेंगे? हर दिन एक ही काम जरूरी नहीं हो सकता। बदलते वक्त के साथ अलग अलग तरह के काम अलग अलग दिन के लिए जरूरी हो सकते हैं।
इसलिए आपको सबसे पहले यह देखना होगा कि आपको कहाँ पर पहुंचना चाहते हैं और उसके लिए आपको कौन कौन से कदम उठाने होंगे। अपनी मंजिल को पहचानिए और उसके पाने के लिए आपको जो जो काम करना है उसे तय कीजिए। फिर उन कामों को छोटे छोटे हिस्सों में बाँटिए और एक बार में एक काम को पूरा कीजिए।
आपकी मंजिल आपका रोल स्टेटमेंट है और वो हर दिन के काम जिनपर आपको अपना सबसे ज्यादा ध्यान लगाना है, वो आपका रोल टाइटल है। एक्साम्पल के लिए अगर आपको अपनी कंपनी को अगले एक साल में 1 करोड़ के प्राफिट तक लेकर जाना है तो यह आपका रोल स्टेटमेंट हो गया। अब अगर उसके लिए आपको मार्केट की जरूरत को समझ कर एक नया प्रोडक्ट बनाना है और फिर नए ग्राहकों को वो प्रोडक्ट बेचना है, तो ये इतने सारे काम आपके रोल टाइटल हो गए। अब एक काम को उठाइए और उसे पूरा कीजिए।
आप खुद को समय उतना दीजिए जितने में उस मंजिल को हासिल कर पाना संभव हो। एक्साम्पल के लिए आप यह मत कहिए कि मैं अगले महीने तक अपने कंपनी को एक करोड़ के प्राफिट तक लेकर जाउंगा क्योंकि इतने कम समय में यह सारे काम कर पाना संभव नहीं है।
जब आप अपनी मंजिल, उसमें लगने वाला समय और उसे हासिल करने के लिए सारे कामों को तय कर लें तो अपनी टीम को पहले से बेहतर बनाने की कोशिश कीजिए। उन्हें इस काबिल बनाइए कि वो आपको वहाँ तक लेकर जा सकें।
जब भी हम कोई नया फैसला लेने वाले होते हैं या कुछ नया काम करने के बारे में सोचने वाले होते हैं तो उसमें चार तरह के काम आ सकते हैं
शेड्यूल्ड टास्क - ये वो काम हैं जो एक दिए गए समय पर होने हैं। एक्साम्पल के लिए - बोर्ड मेंबरों के साथ आपकी मीटिंग।
अनशेड्यूल्ड टास्क - ये वो काम हैं जिन्हें करने का कोई खास समय नहीं है। एक्साम्पल के लिए अपनी कंपनी की रिपोर्ट देखना।
कान्टैक्ट - अपने ग्राहकों या प्रतियोगियों की जानकारी इकट्ठा करना।
नोट्स - वो काम जो अचानक से आपको करने के लिए दे दिए जाएं।
अब इन सारे कामों को आप एक कैलेंडर में रखिए ताकि आप यह देख सकें कि आपको असल में कौन कौन से काम किस डेट तक करने हैं। आप उसमें अपने उन क्लाइंट्स को एक खास डेट दे दीजिए जिनसे आपको मिलना है और मीटिंग को एक खास डेट दे दीजिए।
एक बार आप ने यह देख लिया कि आपको कितने काम कब तक करने हैं तो अब उन साफ्टवेयर्स की तलाश कीजिए जो आपका काम आसान कर सकते हैं या फिर आपके लिए आपका काम कर सकते हैं। आप ईमेल फिल्टर का इस्तेमाल कर सकते हैं जो कुछ खास तरह के ईमल्स को अपने आप जवाब भेज सकता है। या फिर आप एक आटोमैटिक मैसेज सेंडर का इस्तेमाल कर सकते हैं जो आपके क्लाइंट्स को अपने आप डेट और टाइम के बारे में जानकारी भेज दे।
इस तरह से आप अपना कुछ समय बचा सकते हैं और उस काम पर ध्यान दे सकते हैं जो जरूरी है।
उन सारे कामों को कंप्यूटर के लिए छोड़ दीजिए जो जरूरी नहीं हैं।अपने काम को अच्छे से कर पाने के लिए अपनी जरूरतों का खयाल रखिए।
बहुत से लोग बिना अपनी सेहत का खयाल रखे सारा दिन सिर्फ काम काम काम किए जाते हैं। उन्हें लगता है कि कम सो कर, कसरत ना कर कर और अपनी सेहत का खयाल ना रखकर वे समय बचा रहे हैं और ज्यादा काम कर रहे हैं। जरूर, वे ज्यादा काम तो कर रहे हैं, पर अच्छा काम नहीं कर पा रहे क्योंकि उनका दिमाग अच्छे से काम नहीं कर पाता।
अपने दिमाग का खयाल रखने के लिए आपको यह देखना होगा कि आपकी एनर्जी कहाँ कहाँ से आती है। अक्सर हमारी एनर्जी तीन जगह से आती है और वो हैं
हमारे काम को लेकर हमारे लगाव से। अगर हम जो काम कर रहे हैं उससे हमें प्यार है , तो उसे करने के लिए हमारे अंदर प्रेरणा अपने आप आ जाती है। इसका मतलब आपको अपना कैरियर उस जगह पर कभी नहीं बनाना चाहिए जहाँ पर पैसे हों पर काम से प्यार ना हो। किसी काम को बेहतर तरीके से कर पाने में जो खुशी , जो सुकून मिलता है वो हमें और काम करने की प्रेरणा देता है।
इसके बाद आपके दिमाग को एनर्जी मिलती है आपकी सेहत से। अगर आपकी सेहत अच्छी नहीं है तो आपका दिमाग अच्छे से काम नहीं कर पाएगा। इसलिए अपने काम के बीच में उठकर थोड़ा टहल लीजिए और रोज सुबह उठकर कसरत कीजिए क्योंकि इससे आपका शरीर सेहतमंद रहता है और आपके दिमाग को भी सेहतमंद रखता है।
तीसरा है आपके आस पास के लोग। जब आप उन लोगों के बीच होते हैं जो आप से नफरत करते हैं या जिन्हें आप पसंद नहीं करते तो आपकी एनर्जी अपने आप खत्म होने लगती है। अच्छे दोस्त और अच्छे लोग हमारे अंदर उत्साह भरते हैं और हमें कामयाब होने के लिए आगे ढ़केलते हैं। इसलिए अपने आस पास के लोगों पर खास ध्यान दीजिए।
कुल मिलाकर
बेहतर तरीके से काम कर पाने के लिए अपने जरूरी कामों को अपने बाकी के कामों से अलग कीजिए और यह तय कीजिए कि कौन से काम पर आपको कितना समय देना है। फिर एक बार में एक काम को पूरा कीजिए। उस टेक्नोलॉजी का इस्तेमाल कीजिए जो आपक काम आसान कर सकती है और साथ ही अच्छा काम कर पाने के लिए अपनी सेहत का ध्यान रखिए।
अगर आपके पास कुछ ज्यादा ईमेल आते हैं तो आपको अपने इनबाक्स को मैनेज करना चाहिए।
जो मैसेज बहुत पुराने हो गए हैं उन्हें आर्चीव कर दीजिए और बाकी के मैसेज को समय के हिसाब से अरेंज कर दीजिए। कुछ फिल्टर लगा दीजिए ताकि आने वाले समय के सारे मेल अपने आप अलग अलग फोल्डर में सेव हो जाएं और आपको वही देखने को मिले जो आपके काम का है।
हर दिन कसरत कीजिए और अच्छा खाना खाइए।
ज्यादा काम करने वाले ज्यादा काम इसलिए कर पाते हैं क्योंकि वे खुद का खयाल रखते हैं। उन्हें पता होता है कि जंग जीतने के लिए पहले हथियारों के जंग को साफ करना होगा। इसलिए आप खुद के लिए समय निकालिए और उसमें कसरत कीजिए।
